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Direction : Direction médicale 2 (DMM2)
Liaisons hiérarchiques: Chef de Pôle
Collaborations internes : Agents du pôle, secrétariats des autres pôles de la direction, secrétariats des autres directions de l’agence
Collaborations externes : DGS, EMA, autres administrations, experts externes, laboratoires
Finalité du poste :
Assurer l'organisation logistique du pôle en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information afin d'optimiser l'activité du chef de pôle et des agents
Contrat : CDD de 3 ans
Activités principales
- Assurer un rôle d'interface entre les agents et le chef de pôle
- Renseigner sur l’activité et le fonctionnement du pôle
- Organiser et actualiser les agendas
- Mettre en forme de documents (courriers, notes, rapports et présentations ppt)
- Constituer des fonds de dossiers
- Organiser les réunions internes et les réunions avec les firmes / GT / CSST
- Gestion des expertises externes : Constituer le dossier de désignation, enregistrer l'expert dans la base DPI santé, préparer les lettres de missions (envoi des dossiers pour expertises) + établir le tableau récapitulatif pour indemniser l'expert
- Organiser le déplacement des agents : réserver les billets de train ou avion et hôtels, établir les ordres de mission et les états de frais
- Préparation mensuelle des CHMP / PRAC, remplissage du G: pour le CHMP
- Gérer au quotidien la BAL INFHEP
- Enregistrer les congés dans le tableau de la direction
- Publicités : envoyer les avis favorables et les refus de publicités
- Enregistrer et scanner les courriers citoyens, les saisines et les courriers des firmes entrants et sortants dans le tableau chrono de la direction
- Assurer la copie, le classement et l’archivage des documents
- Apporter assistance à l’ensemble de l’entité sur l’utilisation courante des outils bureautiques, impression des documents ...)
- Assurer la gestion des approvisionnements nécessaires au fonctionnement de l'entité (fournitures, matériels, documentations...)
- Récupérer les dossiers aux archives
- Gestion boîte mail de la Cheffe de pôle
Préparation dossiers MSA EC ATB pour l'évaluateur clinique et nouvelle demande pour chef de pôle
- Assurer le remplacement ponctuel de l’assistante de direction
- Gérer la boîte mails ATU de la direction en l’absence de la gestionnaire
Diplôme requis : Niveau minimum requis baccalauréat
Expérience professionnelle requise : Une expérience à un poste similaire est demandée
Compétences clés recherchées
- Maîtrise de Word, Excel, Powerpoint
- Maîtrise des techniques d’expression écrite
Les compétences relationnelles :
- Travail en équipe, disponibilité.
- Respect du secret médical et professionnel.
- Discrétion.
- Sens de l’organisation du travail, autonomie.
- Esprit d’initiative et d’entraide