précédentLiaisons
.hiérarchiques : Chef du Pôle Rémunérations, Indemnisations et Missions
.fonctionnelles : Référent missions – coordonnateur d’activité
Collaborations internes :
Agence comptable
DAF-budget et toutes les directions « clientes »
Collaborations externes :
Agence de voyages
Experts externes sollicités par l’Agence
Conditions particulières d’exercice :
Besoin de coordination interne au pôle et externe avec les directions clientes
Besoin de priorisation selon le caractère d’urgence des demandes de prestations et l’importance des dépenses avancées par les agents
Discrétion concernant les données personnelles
Finalité du poste : Gérer les déplacements des agents et des experts externes, de la commande des prestations aux remboursements des dépenses de frais de mission.
Activités principales :
Dans le cadre des textes réglementant les missions, le gestionnaire met en oeuvre la politique de voyages à l’occasion de :
- La gestion des ordres de mission des agents et des convocations des experts externes
- Enregistrement, contrôle, classement
- Réservations et commandes des titres de transport, des hébergements et des voitures de location via la plateforme de réservation dédiée
- Gestion du versement des avances sur frais de mission
- La gestion des états de frais des agents et des experts
- Contrôle de la régularité des sommes demandées en remboursement et des pièces justificatives des dépenses.
- Saisie des remboursements dans SIFAS
- Suivi des surcoûts engendrés par les dérogations fixées par le Conseil d'administration en matière de mission.
La gestion des factures relatives à des inscriptions à des colloques
- Enregistrement et suivi des dossiers comportant des frais d'inscription.
- Contrôle de la régularité des sommes facturées.
- Saisie des paiements dans SIFAS
Par ailleurs, le gestionnaire a également pour mission d’assurer :
- Le classement et l'archivage des pièces administratives et comptables
- Les réponses aux questions des agents et des experts comme les décisions prises s’agissant de l’application ordinaire de la politique de voyages, en concertation avec le coordonnateur de l’activité missions.
Le gestionnaire remonte au coordonnateur de l’activité missions toute difficulté ou anomalie dans le fonctionnement des outils à sa disposition, notamment le portail de réservation.
Il participe à l’élaboration et à la mise à jour des procédures internes (modes opératoires, instructions de travail…).
Il collabore à l’évolution des outils informatiques
Il contribue au suivi des indicateurs d'activités
Il participe aux activités transverses du pôle
Diplôme requis : Baccalauréat minimum demandé BTS de gestion souhaité
Expérience professionnelle requise : Expérience requise en gestion ou assistanat de direction
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,...)
- Rigueur, sens de l’organisation, méthode
- Compréhension et analyse du besoin
- Qualités relationnelles (capacité d’adaptation, travail en équipe et dans l’urgence).
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité
- Polyvalence